Schreibtisch mit verschiedenen Unterlagen und Bildschirm im Hintergrund.
Deutsche Dermatologische Gesellschaft e.V.

Team Assistenz (m/w/d)

Wir suchen ein Organisationstalent, 25-30 Stunden, unbefristet, Standort Berlin

Die Deutsche Dermatologische Gesellschaft e.V. (DDG) ist die wissenschaftliche Fachgesellschaft, die es sich zur Aufgabe gemacht hat, die Dermatologie zu fördern und die Zukunft dieses facettenreichen Faches aktiv mitzugestalten. Ein derzeit neunköpfiges Team vereint alle Bereiche der Verbandsarbeit, begonnen bei gesundheitspolitischen Themen über die Tagungsplanung, die Kommunikations- und Öffentlichkeitsarbeit, Projektarbeit sowie den Ausbau der Digitalisierung.

In der Hauptgeschäftsstelle in Berlin laufen alle Fäden zusammen.

Damit alle Prozesse hinter den Kulissenreibungslos und erfolgreich ablaufen, brauchen wir Sie!

Wir suchen ab sofort ein proaktives Organisationstalent mit einer "Hands-On"-Mentalität, verlässlichen Office Kenntnisse und einer Affinität zu digitalen Medien/Tools.

Werden Sie Teil des DDG-Teams

Sie sind verantwortlich für

  • Terminierungen und Koordination von Tele- oder Videokonferenzen sowie hybriden Veranstaltungsformaten
  • die digitale Rechnungsablage
  • das Vorbereiten von Anschreiben
  • das Anlegen und Auswerten von Umfragen
  • die Aufbereitung der Umfrageergebnisse und das Erstellen von Präsentationen
  • die Vor- und Nachbereitung von Meetings
  • die Einführung der digitalen Dokumentenablage
  • eine administrative Unterstützung bei Stipendien
  • die Zuarbeit vor und nach den Kongressen
  • Restaurant- und Hotelbuchungen
  • Beschaffung von Büro- und Arbeitsmaterialien

Als Teammitglied sind Sie

  • ein Organisationstalent mit einem hohen Maß an Eigeninitiative
  • ein "Fast-Learner", welcher sich problemlos in neue Aufgabengebiete selbstständig einarbeiten kann und sich gut in bestehende Teamstrukturen integriert
  • ausgestattet mit einer abgeschlossenen Ausbildung oder Studium in bürokaufmännischen Bereich oder vergleichbaren administrativen Berufsfeldern
  • berufserfahren im Office Management, Projektmanagement oder Sekretariatsaufgaben oder als Assistenz der Geschäftsführung
  • eine Person mit einen sicheren Schreibstil und einem ausgezeichneten Ausdrucksvermögen in deutscher Sprache
  • ein offenes Kommunikationstalent
  • dienstleistungsorientiert und können sich selbst motivieren, „die extra Meile“, zu gehen um das große Ganze positiv zu beeinflussen
  • in der Lage, selbst zu erkennen, wo Handlungsbedarf besteht
  • routiniert externe Dienstleister zu koordinieren
  • ein MS Office-Profi mit exzellenten Kenntnissen in Excel, Word, Power Point und Co.

Ein Plus wäre:

  • Erfahrungen in Vereinsarbeit oder anderen NGOs
  • ein Interesse an neuen Tools für die Weiterentwickelung des Digitalisierungsfortschritts/ Erfahrung in der Digitalisierung
  • Kenntnisse in Group-Software oder Programmen wie Asana, Trello, Canva und weitere
  • Interesse an gesundheitspolitischen Themen und Gremienarbeit

Für unser Team nur das Beste

  • ein unbefristetes Arbeitsverhältnis
  • ein wertschätzendes Arbeitsumfeld mit hohem Entwicklungspotential und viele Möglichkeiten sich einzubringen
  • flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit für Home-Office-Tage
  • einen zentralen Arbeitsplatz im Herzen Berlins zwischen Hauptbahnhof und Naturkundemuseum
  • moderne Team-Küche mit unlimited Getränken
  • vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten
  • ein ansprechendes Gehalt sowie weitere Benefits

Sie erkennen sich wieder?

Dann senden Sie uns Ihre Bewerbung in einem Gesamt-PDF mit Ihren Gehaltsvorstellungen und einem möglichen
Starttermin an Mandy Heinrichson (m.heinrichson@derma.de). Bei Rückfragen nehmen Sie Kontakt auf unter
+49 30 246253-34. Die Stelle ist ab sofort verfügbar.