Das solltest du bei der Auswahl deiner Praxisverwaltungs-software beachten
3. April 2025
Copyright
Verabschiede dich vom stressigen Praxisalltag mit der richtigen Praxisverwaltungssoftware (Foto: ergosoft)
Eine strukturierte Praxisverwaltung bildet die Basis einer erfolgreichen psychotherapeutischen Praxis. Tägliche administrative Aufgaben können schnell zu einer erheblichen Belastung werden, wenn sie nicht in geregelten standardisierten Prozessen ablaufen. Doch worauf solltest du bei der Wahl einer solchen Software achten, damit der Praxisalltag erleichtert wird?
Terminplanung
Die Terminplanung ist das A und O für einen organisierten Praxisalltag. Dabei sollte die Software nicht nur Einzeltermine verwalten, sondern auch Serientermine für regelmäßige Therapiesitzungen anlegen können. Zusätzlich ist eine Wartelistenfunktion sinnvoll, da sie den Patient:innen die Chance auf eine faire und schnelle Terminvergabe bietet. Zudem können kurzfristig frei gewordene Termine schnell mit Patient:innen von der Warteliste besetzt und unnötige Leerlaufzeiten vermieden werden. Eine sorgfältige Pflege des Systems bzw. des Kalenders ist dabei unerlässlich.
Zu jedem Termin sollte ein Sitzungsprotokoll erstellt werden können, indem Behandlungsverläufe und Notizen erfasst werden.
Kalendersynchronisation
Eine Synchronisationsfunktion mit dem privaten Online-Kalender ermöglicht es dir, Termine überall und jederzeit abzurufen. So bleibt der Überblick selbst unterwegs oder am Wochenende gewahrt, was eine flexiblere Organisation und schnelle Reaktionen auf Änderungen im Terminplan ermöglicht. Dabei muss sichergestellt werden, dass vertrauliche Patient:innendaten nicht mit externen Plattformen geteilt werden, sondern eine anonymisierte Übertragung erfolgt.
Erstellung von Anträgen
Um den manuellen Aufwand zu reduzieren und Fehler zu minimieren, sollte die Software in der Lage sein, die integrierten Antragsformulare beziehungsweise alle KBV-Muster automatisch mit den Stammdaten der Patient:innen zu füllen. Das System sollte zudem automatisch die passenden EBM-Ziffern der jeweiligen Fachgruppe vorschlagen und zwischen Einzel- und Gruppensitzungen unterscheiden können. So werden beispielsweise die Termine zu den vorgeschriebenen Sprechstunden für die Antragsstellung vorgefüllt.
Eine wesentliche Funktion stellt die Plausibilitätsprüfung dar, die Fehler frühzeitig erkennt und dir dabei hilft, Abrechnungsrichtlinien einzuhalten und Honorarkürzungen durch die Kassenärztliche Vereinigung (KV) zu vermeiden. Fehlerhafte Angaben werden unmittelbar gemeldet, sodass diese direkt behoben werden können. Zudem muss ein zertifizierter Formulardruck gewährleistet sein, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Dokumente wie Anträge, Berichte oder Überweisungen fehlerfrei und offiziell anerkannt sind.
Kalender
Eine Kalenderfunktion sollte nicht nur deine Termine verwalten, sondern auch gleich die erbrachten Leistungen für die Abrechnung erfassen können. Zu jedem Termin werden automatisch die passenden EBM oder GOP/GOÄ Ziffern vorgeschlagen. Genehmigungsfreie Leistungen können jederzeit verfügbar sein, während genehmigungspflichtige erst nach Antragsstellung freigeschaltet werden.
Zur besseren Kontrolle müssen alle relevanten Patient:innendaten wie Sitzungsanzahl, verfügbare Kontingente oder Antragsstatus auf einen Blick ersichtlich sein, ohne dass lange gesucht werden muss.
Alle gesammelten Leistungen können am Ende eines Tages gebündelt bestätigt und für die Abrechnung gespeichert werden, anstatt jede Sitzung einzeln abzurechnen. Dies stellt sicher, dass keine Leistungen vergessen werden. Wird ein Termin nicht wahrgenommen, kann dies direkt im Kalender vermerkt und automatisch ein Ausfallhonorar in Rechnung gestellt werden.
Zuschläge
Bei der Abrechnung können häufig Pauschalen und Zuschläge vergeben werden. Oftmals geraten diese im Alltagsstress in Vergessenheit und es kommt zu Einbußen. Eine leistungsfähige Software muss diese berechnen und vorschlagen können. So kann beispielsweise für eine Videosprechstunde automatisch der entsprechende Zuschlag zur regulären Sitzung empfohlen werden.
Dokumentenverwaltung
Die Dokumentenverwaltung sorgt für eine sichere, gut organisierte Speicherung und Verwaltung aller relevanten Unterlagen. Dazu gehören die direkte Erstellung, Bearbeitung und Nutzung vorgefertigter Vorlagen, aber auch die Option, eigene Vorlagen zu erstellen. So sollte beispielsweise die Generierung von Privatrechnungen sowie der Druck dieser möglich sein.
Des Weiteren ist es hilfreich, wenn Bilder und individuelle Schriften sich direkt in ein Dokument einzufügen lassen, um beispielsweise handschriftliche Notizen oder visuelle Dokumentationen zu digitalisieren. Ein leistungsstarkes System sollte mehrere Dateiformate unterstützen, darunter Tabellen, Excel-Dateien und Scans, um eine flexible und vielseitige Dokumentenablage zu gewährleisten.
Datensicherung
Die Sicherheit sensibler Patient:innendaten hat oberste Priorität. Eine gute Praxissoftware gewährleistet eine lückenlose Datensicherung. Alle gespeicherten Daten müssen verschlüsselt und sicher im System abgelegt sein. Automatische Backups sorgen dafür, dass Daten auch bei einem Systemausfall oder einem kaputten PC nicht verloren gehen.
Kundenservice
Selbst die beste Software kann Fragen oder Herausforderungen mit sich bringen. Deshalb ist ein zuverlässiger Kundenservice essenziell. Dein Softwarehaus sollte einen kompetenten und gut erreichbaren Support haben, der bei technischen Problemen oder Anwenderfragen schnell helfen kann.
Besonders wichtig ist zudem, dass die Software regelmäßig Updates erhält, um aktuellen gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. So erscheint einmal pro Quartal ein Update, bei dem die EBM-Ziffern, der ICD-Katalog und weitere Abrechnungsrichtlinien aktualisiert und ergänzt werden. Dies stellt sicher, dass Praxen immer mit den neusten Vorgaben arbeiten.
Copyright
psychodat hilft dir dabei, den Praxisalltag zu organisieren (Foto: ergosoft)
Fazit
Eine durchdachte Praxisverwaltungssoftware kann deinen Alltag erheblich erleichtern, indem sie zentrale Prozesse automatisiert und optimiert. Die richtige Wahl der Software spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und sorgt für eine effiziente Abrechnung und Dokumentation.
Die Praxissoftware psychodat von ergosoft kann dir genau das bieten. Die speziell für psychotherapeutische Praxen entwickelte Software bietet alle wichtigen Funktionen, um den Praxisalltag stressfrei zu gestalten – von der Terminvergabe über die Abrechnung bis hin zur Dokumentenverwaltung. Dank intuitiver Bedienbarkeit und zuverlässigem Support ist psychodat die ideale Lösung für alle, die ihren Verwaltungsaufwand reduzieren möchten.
Eine gute Praxissoftware allein reicht jedoch nicht aus. Sie kann nur dann ihr volles Potential entfalten, wenn die Anwender:innen sie sicher beherrschen. Oftmals bleiben einige Funktionen ungenutzt, weil im Alltagsstress die Zeit fehlt, sich mit der Software zu befassen.
Eine gezielte Einarbeitung kann dabei helfen, die Software optimal zu nutzen und eine bessere Patient:innenverwaltung zu gewährleisten. Um genau das zu ermöglichen, findet zu Beginn jedes Quartals ein kostenloses Webinar statt, indem die Basics unserer Software vorgestellt werden.
Darüber hinaus bieten wir die Schulung „psychodat intensiv“ an. In diesem Kurs erhältst du wertvolle Tipps, um deine Abläufe zu optimieren und das Beste aus deiner Praxissoftware psychodat herauszuholen. Nutze die Gelegenheit, um deine Praxis zukunftssicher aufzustellen und den Praxisalltag effizienter zu gestalten.
