Dokumentieren mit KI: Praktische Erfahrungen aus der Psychotherapie

Künstliche Intelligenz (KI) findet immer mehr Einzug im Alltag, wenn es darum geht, uns die Arbeit zu erleichtern. Auch im Gesundheitswesen ist sie längst angekommen. Doch was bedeutet das konkret für die psychotherapeutische Praxis? Vor allem bei der Dokumentation kann KI eine spürbare Entlastung bringen, wenn sie sinnvoll eingesetzt wird. 

Doch ist sie wirklich ein Gewinn? Oder besteht die Gefahr, dass sie mehr stört als hilft?

In diesem Artikel erfährst du, wie KI-gestützte Dokumentation funktioniert, welche Tools es gibt – und wie du sie gezielt nutzen kannst, um Zeit zu sparen, ohne deine therapeutische Arbeit aus den Augen zu verlieren. 

Dokumentation als Zeitfresser im Praxisalltag 

Psychotherapeut:innen verbringen einen großen Teil ihrer Arbeitszeit mit Dokumentation. Verlaufsnotizen, Erstgespräche und Behandlungspläne müssen festgehalten werden – eine notwendige, aber zeitintensive Aufgabe. Vielleicht hast du auch schon erlebt, dass du nach einer intensiven Sitzung nur wenig Zeit hast, um deine Notizen zu vervollständigen. Später fehlen dir dann Details oder du bist unsicher, ob du alles korrekt erfasst hast. 

Oft bleibt die Dokumentation bis zum Abend liegen – dann stehen noch fünf Verlaufsgespräche, ein Erstgespräch und ein Bericht an die überweisende Ärztin an. Die Versuchung ist groß, sich mit wenigen Eingaben von ChatGPT einen ansprechend formulierten Text erstellen zu lassen. Doch bei der Nutzung kostenloser KI-Angebote ist Vorsicht geboten: Die Datenverarbeitung ist oft intransparent und es bleibt unklar, wohin die Informationen fließen (häufig in die USA) und wie sie weiterverwendet werden. 

Die Anforderungen an eine sorgfältige Dokumentation sind hoch: Neben der fachlichen Notwendigkeit gibt es rechtliche und abrechnungstechnische Vorgaben, die erfüllt werden müssen. Gleichzeitig möchtest du dich möglichst viel auf deine Klient:innen konzentrieren, anstatt dich durch Mitschreiben aufzuhalten. In diesem Spannungsfeld kann eine datenschutzkonforme KI-Lösung helfen, Notizen effizienter zu erfassen und zu strukturieren, ohne dabei Kompromisse bei der Datensicherheit einzugehen. 

Wie KI-gestützte Dokumentation funktioniert 

KI-gestützte Dokumentations-Tools arbeiten meist mit automatischer Spracherkennung und Textverarbeitung. Das Gespräch wird transkribiert und in eine strukturierte Notiz umgewandelt. Einige Systeme bieten zudem die Möglichkeit, Zusammenfassungen zu erstellen oder bestimmte Begriffe und Themen automatisch zu kategorisieren. 

Beispiele für KI-gestützte Dokumentationstools 

Einige international bereits etablierte Tools zeigen das Potenzial von KI im medizinischen und psychotherapeutischen Bereich: Mentalyc richtet sich gezielt an psychotherapeutisch tätige Fachpersonen, Nabla fokussiert sich auf den Einsatz in Kliniken und Spitälern und Freed unterstützt vor allem ärztliche Praxen. Andere Tools wie PlaynVoice gehen gezielt auf die Bedürfnisse von Therapeut:innen ein und erstellen strukturierte Zusammenfassungen direkt aus dem Gesprächsverlauf. 

Diese Tools helfen dabei, den Dokumentationsaufwand zu minimieren, aber sie werfen auch Fragen auf: Wie sicher sind die Daten?  Und welche Verantwortung bleibt bei dir als Therapeut:in?  

Datenschutz und Verantwortung beim Einsatz von KI 

KI bietet viele Vorteile, aber sie muss auch verantwortungsvoll eingesetzt werden. Hier sind einige wichtige Punkte, die du beachten solltest: 

• Datenschutz: Nutze nur Tools, die DSGVO-konform sind und eine sichere Speicherung der Daten gewährleisten. Dies bedeutet unter anderem, dass Daten in der EU gespeichert werden oder eine verschlüsselte Verarbeitung erfolgt. 
• Keine Interpretationen durch die KI: Die KI sollte nicht eigenständig Diagnosen oder Behandlungsentscheidungen treffen. Auch wenn einige KI-Systeme Analysen vorschlagen, bleibt die Verantwortung immer bei dir. 
• Manuelle Kontrolle: KI kann Notizen generieren, aber du solltest sie immer noch einmal gegenlesen und anpassen, um sicherzustellen, dass alles korrekt und professionell dokumentiert ist. 

Wenn du diese Punkte beachtest, kannst du KI sicher und effizient in deinen Praxisalltag integrieren. 

So lässt sich KI sinnvoll in den Praxisalltag integrieren 

Wie kannst du KI konkret in deinen Praxisalltag einbauen? Hier ein paar praxisnahe Tipps: 

1. Teste verschiedene Tools: Nimm dir Zeit, um verschiedene Programme auszuprobieren und herauszufinden, welches am besten zu deinem Arbeitsstil passt. 
2. Passe die Einstellungen an: Viele Tools lassen sich individuell konfigurieren, sodass sie deine bevorzugte Struktur für Notizen übernehmen. Einige bieten auch direkt Vorlagen für Erst- oder Verlaufsgespräche an. 
3. Kombiniere KI mit manueller Kontrolle: Nutze die KI, um Zeit zu sparen, aber überprüfe die Notizen, um sicherzugehen, dass sie vollständig und korrekt sind. 
4. Halte Datenschutzrichtlinien ein: Achte darauf, dass du nur datenschutzkonforme Tools verwendest, und informiere deine Klient:innen transparent über die Nutzung. 
5. Nutze KI gezielt: Nicht alles muss automatisiert werden – überlege, wo KI dir wirklich hilft und wo du lieber manuell arbeitest. 

Ein Erfahrungsbericht aus meiner Praxis 

Ich war anfangs skeptisch gegenüber KI-gestützten Tools in der Psychotherapie. Ich hatte Sorge, ob das wirklich funktionieren kann - ob die Technik zuverlässig ist, wie sicher das Ganze im Hinblick auf den Datenschutz ist und ob die Anwendung im Praxisalltag nicht zu kompliziert wäre. Gleichzeitig habe ich gemerkt, wie viel Zeit ich mit dem Nachbereiten von Sitzungen verbracht habe.

Aus Neugier habe ich dann das KI-Dokumentationstool PlaynVoice ausprobiert. Heute läuft mein Dokumentationsprozess so ab: ​​​​Während der Sitzung nimmt die KI das Gespräch auf und erstellt eine strukturierte Zusammenfassung. Direkt danach prüfe ich den Text, ergänze fehlende Details und speichere ihn in meinem Dokumentationssystem. Manchmal nutze ich auch die integrierte Diktierfunktion, wenn ich Gedanken spontaner festhalten oder etwas freier formulieren möchte. Besonders hilfreich finde ich, dass ich die Notizlänge und die passende Vorlage (z. B. Verlaufsgespräch) auswählen kann. 

​​Natürlich spreche ich die Nutzung der KI vorab mit meinen Patient:innen ab. Ich erkläre transparent, wie das Tool funktioniert und was es macht. Die meisten Patient:innen akzeptieren das problemlos, gerade weil sie merken, dass ich dadurch präsenter im Gespräch bin. Viele finden es sogar interessant, wie die Notizen im Anschluss aussehen, und stellen dazu Fragen. Ich nehme mir grundsätzlich Zeit für eine sorgfältige Aufklärung – unabhängig davon, ob jemand direkt einverstanden ist oder zunächst zögert. In seltenen Fällen lehnen Patient:innen die Nutzung ab – das respektiere ich selbstverständlich und dokumentiere auf herkömmliche Weise.​

​Durch den Einsatz der KI​ spare ich täglich fast eine Stunde​.​ ​Die​​se Zeit kann ich heute gezielter einsetzen: für Weiterbildung, kurze Pausen oder zum Beispiel die Sichtung von Fragebögen oder die Vorbereitung diagnostischer Gespräche.​​

Diese Erfahrung hat mir gezeigt: KI ist kein Ersatz für Therapeut:innen, sondern ein Werkzeug – und zwar eines, das sich individuell, sicher und verantwortungsvoll in den Praxisalltag integrieren lässt.

Praxistipp: In wenigen Schritten zum KI-Test im Alltag 

Möchtest du ausprobieren, wie KI deine Dokumentation erleichtert? Hier eine einfache Übung: 

1. Nimm eine deiner letzten Notizen zur Hand. 
2. Teste ein Tool, das auf die Bedürfnisse von Psychotherapeut:innen zugeschnitten ist. 
3. Vergleiche das Ergebnis mit deiner eigenen Notiz. 
4. Überlege: Könnte dir ein solches Tool helfen, Zeit zu sparen?

Vielleicht stellst du fest, dass du nur kleine Anpassungen benötigst, um das Tool effektiv zu nutzen. Oder du entscheidest, dass KI für dich (noch) nicht infrage kommt. Wichtig ist, dass du dir bewusst machst, welche Möglichkeiten es gibt.

Fazit: KI als Unterstützung, nicht als Ersatz 

KI kann eine enorme Entlastung sein, wenn es um Dokumentation geht – aber sie ersetzt nicht deine therapeutische Kompetenz. Wichtig ist, dass du sie gezielt einsetzt, um deinen Arbeitsalltag zu erleichtern, ohne ethische oder datenschutzrechtliche Standards zu vernachlässigen. 

​​In der Zeit, die du sparst, kannst du dich auf andere wichtige Aufgaben konzentrieren – oder bewusst Pausen und Erholungszeiten einplanen.​ Gerade für Psychotherapeut:innen lohnt sich ein Blick auf Lösungen, die speziell für ihre Arbeitsweise entwickelt wurden. 

Mit der richtigen Balance zwischen Technologie und menschlicher Expertise kannst du mehr Zeit für das Wesentliche gewinnen: die Arbeit mit deinen Klient:innen. Vielleicht ist es an der Zeit, ein KI-Tool auszuprobieren, das dich entlastet, ohne deine therapeutische Arbeit zu ersetzen.