5 Tipps, um im Praxisalltag fokussiert zu bleiben

Du kennst es bestimmt: Das Handy klingelt, eine E-Mail trifft ein, jemand klopft an der Tür oder eine Anfrage kommt dazwischen. In Nullkommanichts raucht der Kopf und das, was du dir ursprünglich vorgenommen hast, scheint in weiter Ferne zu sein. Hektisch schaust du auf die Uhr: Gleich ist schon der nächste Termin. Das hast du dir ganz anders vorgestellt. Von den vielen To-dos, Terminanfragen oder Anträgen hast du am Ende des Tages vielleicht nur einen Bruchteil geschafft - oder bist durch sie hindurch gehetzt.

Nach getaner Arbeit ist der Tag vor allem noch nicht zu Ende… selten können wir uns später einfach aufs Sofa legen und uns nebenbei etwas Feines zu essen gönnen. Meistens rufen noch andere Aufgaben, sei es die Familie oder der Haushalt.

Das alles geht auch anders – spielerisch und ohne zum Manager zu werden. Wir können den Tag so gestalten, dass er uns Freude macht und ohne das Gefühl zu haben, für das Wesentliche nicht ausreichend Zeit zu haben. Dafür brauchen wir nur ein wenig Bewusstsein und eine klare Linie, wie wir vorgehen möchten. Dabei kann die Lösung so individuell sein wie wir selbst. Regelmäßige Pausen sind das eine, mehr Fokus das andere.

Folgende fünf Aspekte kannst du im Alltag als Anhaltspunkte nehmen, um dich klarer auszurichten, produktiver zu sein und mehr Freude zu erleben:

1. Einen Tages- und Wochenplan erstellen

Bevor wir direkt mit unseren Aufgaben loslegen, hilft uns ein Tages- und Wochenplan. Was sind in dieser Woche meine drei wichtigsten Ziele, was möchte ich bis zum Ende der Woche auf jeden Fall geschafft haben? Welche Teilschritte sind dafür notwendig, die ich auf die einzelnen Tage verteilen kann? Kann ich mir bestimmte Tage oder Zeiträume für ähnliche oder wiederkehrende Aufgaben blockieren, z. B. für Dokumentationen oder das Beantworten von Terminanfragen? Wenn wir unseren Tag wiederum mit Terminen und Einzelaufgaben vorgeplant haben - einschließlich eines sanften Tagesstarts, Pufferzeiten, wohlverdienter Pausen und Feierabende -, fällt es uns leichter, uns danach zu richten. Dazu gehört auch, Störquellen nach Möglichkeit zu minimieren und, wenn nötig und je nach Umständen, klare Grenzen zu setzen.

Ob wir den Plan bereits am Wochenende vorbereiten oder unter der Woche die wichtigsten To-dos festlegen, ist Zeit- und Typsache. Die einen wollen am Sonntag einfach die Seele baumeln lassen, die anderen bereiten sich gerne bereits vor.

2. Die Gunst des Morgens nutzen

„Morgenstund hat Gold im Mund“, sagt ein beliebtes Sprichwort. Wenn wir morgens aufwachen, gehört der Tag erstmal uns – nur wir, die Morgendämmerung, die ersten zwitschernden Vögel, ein frischer, unberührter Moment. Statt hektisch aus dem Bett zu springen, könnten wir es auch mal ganz anders angehen lassen: wahrnehmen, genüsslich räkeln und strecken, langsam auf den Tag vorbereiten und bereits den Grundstein dafür legen.

Mehr als ca. 10 Minuten brauchen wir nicht, um uns bereits am Morgen zu zentrieren. Das können wir tun, indem wir uns körperlich und mental ausrichten, z. B. durch ein paar leichte Übungen und eine kleine Meditation. Wir können uns bewusst eine Intention setzen: Was ist heute wichtig, was steht heute an? Wo möchte ich meine Aufmerksamkeit hinlenken? Also z. B. „Ich arbeite heute konzentriert und ohne Ablenkung“. Wenn wir diese Intention schriftlich fixieren, wird sie uns umso bewusster und wir schaffen eine gute Basis für die spätere Umsetzung.

3. Prioritäten richtig setzen

Am Morgen sind wir meistens am fittesten, um Aufgaben, die unsere besondere Konzentration erfordern, zu erledigen - auch wenn es je nach Typ anders sein kann und der Praxisalltag das nicht immer zulässt.

Dinge, die also unsere gesamte Aufmerksamkeit benötigen, bei denen wir uns besonders konzentrieren müssen, können wir nach Möglichkeit auf die erste Tageshälfte legen.

Bei der Priorisierung von Aufgaben kannst du nach dem Pareto-Prinzip unterscheiden, bei welchen Aufgaben bereits wenig Aufwand einen deutlichen Nutzen bringt, und welche Zeitfresser sind, die einen Großteil deiner Zeit erfordern. Es lohnt sich auch zu sortieren, welche Aufgaben wichtig und/oder dringend sind (z. B. mit der ABC-Analyse). Die Kategorisierung von Aufgaben bedarf der Reflexion und Klarheit.

Schaue dann anhand deiner Priorisierung, wieviel Zeit du den einzelnen Aufgaben und Aufgabenbereichen einräumst. Knapper zu kalkulieren, kann uns produktiver machen, wie es das sogenannte Parkinsonsche Gesetz besagt. Puffer benötigen wir dennoch.

4. Sich auf eine Sache konzentrieren

Wir neigen manchmal dazu, uns im hektischen Alltag zu verzetteln und, gerade bei vielen Aufgaben, alles parallel machen zu wollen. Es ist bekannt, dass wir mehr Fehler machen und weniger produktiv sind, wenn wir wie bei Multitasking weniger auf eine Aufgabe konzentriert sind. Das zeigen auch Studien (z. B. Douglas et al., 2017). Möchten wir also gleichzeitig telefonieren, eine E-Mail beantworten und parallel in unsere Notizen schauen, können wir sicher sein, dass wir keine der drei Dinge so erledigen, wie wir könnten.

Wenn wir hingegen akzeptieren, dass wir eine begrenzte Aufmerksamkeitsspanne haben, können wir uns mehr auf eine einzelne Tätigkeit einlassen und sie effizienter und effektiver erledigen.

Damit arbeiten wir nachhaltiger, sparen Kräfte und haben mehr Freude an dem, was wir tun. Der sogenannte „Flow“ stellt sich erfahrungsgemäß ebenfalls leichter ein, wenn wir präsent und mit Hingabe bei einer Sache sind.

5. Auch mal lockerlassen

Auf strenge Perioden mit hoher Konzentration darf eine Entspannungsphase folgen, in der wir bewusst weniger anstrengenden Tätigkeiten nachgehen und uns Erholung gönnen. Das kann bedeuten, mal bewusst weniger auf den Tagesplan zu setzen, die Anstrengungen und Erfolge der vergangenen Tage und Wochen wirken zu lassen und sie z. B. in einem Dankbarkeits- oder Erfolgsjournal festzuhalten: Wofür bin ich dankbar? Was habe ich gut gemacht? Welche Erfolge habe ich zu verzeichnen? Und womit kann ich mich heute belohnen?

Nur die Mischung aus Spannung und Entspannung hält uns gesund und erlaubt es uns, immer wieder klar, produktiv und freudig durchzustarten.

Wir können in ruhigen Momenten auch prüfen, ob wir unsere Vorsätze nach unseren Wünschen oder äußeren Vorgaben gemeistert haben, oder ob wir noch etwas umplanen oder anpassen können, um uns, den Aufgaben sowie unserer Freizeit noch besser gerecht zu werden. Wir geben unserem Alltag dann den Rahmen, der uns beglückt.

Wie kannst du deine Tage für dich angenehmer gestalten und nachhaltig das Beste für dich und andere herausholen?

Literatur

Douglas, H. E., Raban, M. Z., Scott, R.W., Westbrook, J. I. (2017). Improving our understanding of multi-tasking in healthcare: Drawing together the cognitive psychology and healthcare literature. Applied Ergonomics, 59 (Part A), 44/55, https://doi.org/10.1016/j.apergo.2016.08.021