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Praxisverwaltung kann Spaß machen – 3 Tipps, die dir dabei helfen!

Praxisverwaltung: Papierstapel vs. TheraPsy (Frau mit Laptop)

Psychotherapeuten sind Profis im empathischen Arbeiten mit Menschen. Für eine funktionierende Psychotherapiepraxis sind allerdings auch andere, sehr vielseitige Tätigkeiten notwendig wie beispielsweise Organisation und Dokumentation. Durch die relativ geringe Aufmerksamkeit auf diese Aufgaben, wird oft zu wenig Vorbereitung und Hingabe investiert. Wenn man sich jedoch gründlich damit beschäftigt, zieht man nicht nur Vorteile daraus, sondern findet eventuell sogar ein wenig Gefallen daran. In diesem Artikel möchte ich dir drei Tipps für deine Praxis mitgeben.

Wer bin ich? Ganz kurz: Mein Name ist Eric und ich bin einer der Gründer der Praxisverwaltungssoftware TheraPsy. Als ich vor ein paar Jahren meiner Mutter beim Dokumentieren zugeschaut habe, habe ich realisiert, dass der Datenschutzstandard, die Softwareunterstützung und auch ein wenig die Eleganz der Arbeit in der Psychotherapie nicht unbedingt dort sind, wo man sie im 21. Jahrhundert erwartet hätte. So tauchen immer wieder die gleichen vermeidbaren Probleme auf. Ob mit oder ohne TheraPsy: Diese drei Tipps helfen dir deine Arbeit zu genießen! Mit TheraPsy natürlich noch ein Stückchen mehr. 😉

Fangen wir mit einem Thema an, das jeder kennt, die Disziplin aber meist etwas vernachlässigt:

Tipp 1: Strukturierte Dokumentation

„Was nicht dokumentiert wurde, gilt als nicht gemacht“ ist einer der zentralen Leitsätze in vielen Bereichen der Wirtschaft. Auch in der Psychotherapie ist die Dokumentation nicht nur gesetzlich verankert, sondern für die therapeutische Arbeit unabdingbar. Gesammelte Eindrücke, geplante Schritte und Ähnliches sollten auch in ferner Zukunft schnell abrufbereit sein.

Die wohl älteste, aber dennoch von vielen ausgewählte Dokumentationsmethode, sind Stift und Papier. Auch wenn diese Form der Dokumentation sehr einfach klingt, bringt sie doch einige versteckte Probleme mit sich. Durch die gänzlich fehlende Digitalisierung bleiben viele praktische Funktionen ungenutzt, welche ein Programm bieten kann. Kopieren, nachträgliche Änderungen und intelligente Ausfüllhilfen sind nur ein paar der möglichen Funktionen. Das größte Problem stellt aber das Nachkommen der Aufbewahrungspflicht dar. Über die zehn gesetzlich vorgeschriebenen Jahre können sich so Berge an Zetteln ansammeln.

Besonders findige Personen (wie bestimmt auch du als psylife-Leser) benutzen bereits Programme zur Dokumentation. Diese sind leider oft nicht für den psychotherapeutischen Gebrauch angepasst, oder werden kaum noch weiterentwickelt und sind deshalb veraltet. Ein positives Gegenbeispiel ist die moderne Praxisverwaltung TheraPsy. Da diese auch heute noch regelmäßig mit Updates versorgt wird, ist hier ein modernes Arbeiten möglich. Mein Mitgründer Florian betont immer gerne, dass die Software für die Psychotherapie entwickelt wurde, und dementsprechend perfekt daran angepasst ist – und das kann ich nur bestätigen.

Zum Glück ist eine saubere Dokumentation mit TheraPsy überhaupt kein Problem. Du willst dir das Protokoll einer Einheit von vor zwei Jahren durchlesen? TheraPsy zeigt dir diese sofort an. Bei einer handschriftlichen Doku beginnt hier erst einmal das große Aktenordner-Suchen.

Tipp 1: Je früher man mit einer gründlichen Praxisverwaltung beginnt, desto leichter hat man es in der Zukunft – und zwar in allen Bereichen.

Tipp 2: Sicheres Aufbewahren der Daten

In der Psychotherapie werden sehr sensible Daten verwaltet. Es ist also unverzichtbar, dass diese Daten auch sicher gespeichert werden. Oft wird eine handschriftliche Dokumentation als besonders sicher angesehen, da hier der Zugriff von außen vermeintlich schwierig ist. Doch auch hier ist es notwendig, geeignete Methoden zur Sicherung der Daten vorzusehen (z.B. Tresor). Ein ähnlicher Schutz ist natürlich auch für Daten notwendig, die durch eine Software gespeichert werden. Am besten ist es, wenn die Daten in keiner Cloud, sondern direkt auf dem PC gesichert sind. Zusätzlich - und das ist leider nicht standardmäßig bei jeder Software der Fall - ist auch eine Verschlüsselung aller Daten sinnvoll. Die meisten verfügbaren Programme auf dem Markt verschlüsseln die Daten nicht oder nur gegen einen teuren Aufpreis.

Durch Verschlüsselung sind die Daten auch beim Verlust oder Diebstahl des PCs geschützt. Denn: selbst wenn dein Gerät mit einem Passwort gesichert ist, können die Daten meist auch ohne Passwort ausgelesen werden. Die Software TheraPsy hingegen verschlüsselt immer alle gespeicherten Daten mit modernsten Standards und legt diese direkt auf deinem PC ab. „Selbst wenn wir wollten, könnten wir die Daten unserer Kunden nicht auslesen“, erklärt Florian.

Daraus kann ich den Tipp Nr. 2 formulieren: Mach bei der Datensicherheit keine Kompromisse!

Florian und Eric - die Gründer von TheraPsy

Tipp 3: Saubere Buchhaltung von Anfang an

Jede erstellte Rechnung hinterlegen oder jede Ausgabe in eine Liste eintragen – das sind oft sehr lästige Tätigkeiten. Aber wehe, wenn dein Steuerberater am Ende des Jahres alle Finanzdokumente haben will! Wer kennt das nicht? Zusammensuchen von Rechnungen, neu ausdrucken, weil man sie nicht mehr findet und weitere Probleme – das will auch niemand.

Warum nicht direkt aus protokollierten Einheiten Rechnungen erstellen, diese im Buchhaltungssystem speichern und über eine Jahresabschluss-Funktion zur Verfügung stellen? – so der Gedanke der Entwickler hinter TheraPsy. In Zusammenarbeit mit einer führenden Steuerkanzlei wurde deshalb das Programm um ein komplettes integriertes Buchhaltungssystem mitsamt Fahrtenbuch ergänzt.

Tipp 3: Für den Jahresabschluss zahlt es sich auf jeden Fall aus, eine ausführliche und korrekte Buchhaltung zu haben. Dein Steuerberater und deine Geldbörse freuen sich darüber! Eine konsequente TheraPsy-Buchhaltung spart dir enorm viel Zeit – und damit Geld.

[...] Meine Begeisterung für TheraPsy wächst stetig. TheraPsy ist funktional, übersichtlich, effektiv und auch nicht ganz unwesentlich  schön anzusehen. [...]
 

Monika Fleissner-Sadjak

Diese 3 Tipps möchte ich dir mitgeben. Die Psychotherapie ist ein enorm spannendes Gebiet. Lassen wir uns den Spaß nicht durch die Verwaltung verderben! 😊

Weitere Infos zu TheraPsy

Neben den genannten Funktionen bietet TheraPsy noch viele weitere Vorteile, welche du auf der Website nachlesen kannst. Dazu gehören beispielsweise eine integrierte, verschlüsselte Videotelefoniefunktion, Verwaltung von Stammdaten, Protokollierung, Personalisierung von Rechnungen und einiges mehr. Der Support ist stets erreichbar, super nett und hilfsbereit. TheraPsy Pro kannst du kostenlos für einen Monat testen und danach gibt es die ebenso kostenlose TheraPsy Lite Version mit wenigen Einschränkungen gegenüber der Pro Version.

Als psylife Leser profitierst du besonders, denn für dich gibt es TheraPsy Pro bereits ab 12€ im Monat für das erste halbe Jahr. Alle Updates sind dabei völlig kostenlos!